§ 1 Przedmiot Umowy
1. Coffice oświadcza, że jest najemcą lokalu nr 9, położonego na I piętrze w budynku FORUM BIZNESU przy ulicy Zbożowej 7 w Płocku (zwanego dalej „Adresem”) i posiada zgodę na podnajem tego lokalu, jak również do udostępniania podnajemcom w/w adresu oraz zapewnia, że brak jest jakichkolwiek przeszkód prawnych lub faktycznych, które uniemożliwiałyby zawarcie przez Coffice niniejszej Umowy.
2. W ramach Umowy Coffice:
a) zezwala Użytkownikowi na rejestrację firmy pod Adresem: Zbożowa 7/9, 09-410 Płock, używanie tego Adresu jako siedziby firmy oraz miejsca prowadzenia działalności, a także do celów korespondencyjnych i marketingowych;
b) zapewnia odbiór korespondencji i przesyłek kurierskich kierowanych do Użytkownika;
c) będzie informował Użytkownika o nadejściu korespondencji i/lub przesyłek kurierskich, mailowo na zasadach określonych w niniejszej Umowie;
d) będzie świadczył inne usługi określone w niniejszej Umowie.
3. Użytkownik ma prawo posługiwać się Adresem określonym w
§ 1 ust. 1 wyłącznie w okresie obowiązywania Umowy.
4. Użytkownik przyjmuje do wiadomości, iż Adres opisany w
§1 ust. 1 jest używany także przez inne podmioty będące podnajemcami Adresu na zasadach analogicznych jak w niniejszej Umowie. Użytkownik oświadcza tym samym, że okoliczność ta nie stanowi naruszenia niniejszej Umowy przez Coffice.
5. Użytkownik nie może przenieść praw wynikających z niniejszej Umowy na inny podmiot gospodarczy lub osobę fizyczną, a w szczególności niniejsza Umowa nie może być podstawą do umowy podnajmu Adresu na rzecz osób trzecich.
6. Użytkownik nie ma prawa do przechowywania pod Adresem określonym w
§ 1 ust. 1 dokumentacji rachunkowej, jakiejkolwiek innej dokumentacji bądź majątku Użytkownika.
7. Użytkownik oświadcza, że żadne ruchomości znajdujące się w lokalu pod Adresem określonym w
§ 1 ust. 1 nie są jego własnością, oraz że nie przysługuje mu do nich żaden tytuł prawny.
8. Adres nie stanowi miejsca faktycznego prowadzenia działalności gospodarczej Użytkownika, magazynowania towarów ani przyjmowania klientów.
9. Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za działalność prowadzoną pod wskazanym adresem
§ 2 Zasady świadczenia usług
1. Użytkownik upoważnia Coffice oraz jego współpracowników i pracowników do odbioru korespondencji oraz przesyłek kurierskich.
2. Coffice zobowiązuje się do informowania Użytkownika o korespondencji bądź przesyłce kurierskiej, w ciągu jednego dnia roboczego od jej odebrania, mailowo, na wskazany w Umowie adres e-mail.
3. Na żądanie Użytkownika przesyłki będą otwierane, skanowane i przesyłane drogą elektroniczną na wskazany przez Użytkownika adres e-mail, w ciągu jednego dnia roboczego od ich odebrania bądź w ciągu jednego dnia roboczego od przesłania prośby o skan przez Użytkownika.
4. W ramach umowy Coffice zapewnia skanowanie korespondencji do 30 stron w miesiącu. W przypadku skanowania korespondencji ponad limit Coffice będzie naliczał opłatę zgodnie z aktualnie obowiązującym cennikiem podanych na stronie www.coffice-plock.pl.
5. Coffice informuje, że korespondencja wydawana będzie wyłącznie Użytkownikowi oraz osobom przez niego upoważnionym, wskazanych w Umowie. Coffice ma prawo zażądać dokumentu tożsamości od osoby, która zgłosiła się po odbiór korespondencji. Użytkownik może przekazać dane kolejnej osoby, którą upoważnia do odbioru korespondencji, za pośrednictwem poczty elektronicznej, wysyłając taką informację na e-mail Coffice wskazany w Umowie.
6. W przypadku gdy pracownik Poczty Polskiej bądź placówki kurierskiej pozostawi awizo, Coffice zawiadomi o tym fakcie Użytkownika poprzez kontakt mailowy bądź telefoniczny, a Użytkownik zobowiązuje się do odbioru przesyłki ze wskazanej w awizo placówki. Coffice zastrzega, że przesyłki awizowane będą odbierane przez Coffice tylko po złożeniu przez Użytkownika Pełnomocnictwa Pocztowego (Załącznik nr 1 „Upoważnienie pocztowe”), w którym upoważni Coffice i jego pracowników do odbioru awizowanych przesyłek.
7. Coffice ma prawo odmówić przyjęcia przesyłek o masie przekraczającej 10 kg, a także gdy którykolwiek z jej wymiarów przekracza 60 cm, oraz przesyłek płatnych za pobraniem, chyba że Coffice i Użytkownik (zwani dalej „Stronami”) wcześniej ustalą inaczej.
8. Coffice zastrzega sobie prawo odmowy przyjęcia zwrotów korespondencji, których nadawcą będzie Użytkownik, chyba że Strony wcześniej ustalą inaczej.
9. Korespondencja przychodząca Użytkownika będzie przechowywana przez Coffice przez okres 30 dni. Po upływie tego terminu będzie odsyłana na adres korespondencyjny Użytkownika po wcześniejszym opłaceniu przez niego usługi wysyłki korespondencji bądź po uprzednim poinformowaniu mailowym niszczona, na co Użytkownik niniejszym wyraża zgodę.
10. Odbiór korespondencji przez Użytkownika odbywa się w terminie wcześniej ustalonym przez Strony.
11. Użytkownik zobowiązuje się do pisemnego poinformowania Coffice o każdorazowej zmianie adresu mailowego, adresu korespondencyjnego, telefonu kontaktowego bądź osoby reprezentującej podmiot, w terminie 3 dni od dokonania zmiany. W razie niedopełnienia tego obowiązku przez Użytkownika, Coffice może zawiesić świadczenie usług. Wszelką korespondencję kierowaną do Użytkownika pod ostatni wskazany adres e-mail bądź korespondencyjny, uznaje się za prawidłowo doręczoną ze skutkiem prawnym doręczenia.
12. Użytkownik bierze na siebie wszelką odpowiedzialność za negatywne skutki powstałe w wyniku nieodebrania przez siebie w terminie należącej do niego korespondencji i przesyłek i jednocześnie zwalnia Coffice z wszelkiej odpowiedzialności za jakiekolwiek powstałe szkody, w tym rzeczywiste straty oraz utracone korzyści powstałe w wyniku nieodebrania korespondencji przez Użytkownika w terminach i na zasadach określonych w niniejszym §.
13. Użytkownik zobowiązuje się udzielić wszelkich wyjaśnień w przypadku kontroli organów administracji, w szczególności Urzędu Skarbowego lub ZUS.
14. Użytkownik zwalnia Coffice z odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody lub zobowiązania mogące powstać po stronie Użytkownika, wskutek odebrania korespondencji przez Coffice w imieniu Użytkownika.
§ 3 Obowiązujące terminy
1. Umowa zostaje zawarta na okres 12 miesięcy kalendarzowych, tj. od …. do …….
2. Po upływie terminu wskazanego w ust. 1 Umowa może zostać przedłużona na kolejny oznaczony okres, na warunkach określonych w stosownym aneksie podpisanym przez Strony. Aneks określa w szczególności okres dalszego obowiązywania Umowy oraz wysokość wynagrodzenia zgodnie z aktualnym cennikiem usług obowiązującym na stronie internetowej Coffice, o ile Strony nie postanowią inaczej. W zakresie nieuregulowanym w aneksie zastosowanie mają pozostałe postanowienia niniejszej Umowy.
3. W przypadku braku podpisania aneksu, o którym mowa w ust. 2, najpóźniej do ostatniego dnia obowiązywania dotychczasowego okresu Umowy, Umowa ulega rozwiązaniu z upływem tego dnia, bez konieczności składania przez Coffice odrębnego oświadczenia.
4. Strony postanawiają, że Umowa zacznie obowiązywać, a Coffice zacznie świadczyć usługi związane z niniejszą Umową nie wcześniej niż po opłaceniu faktury bądź faktury proforma wystawionej przez Coffice.
5. Coffice może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym w następujących przypadkach:
a) gdy Użytkownik narusza jakiekolwiek postanowienia Umowy;
b) gdy Użytkownik dopuszcza się zwłoki z zapłatą Opłaty abonamentowej co najmniej za 30 dni kalendarzowych;
c) gdy Użytkownik nie powiadomi Coffice o zmianie składu Zarządu lub zmianie Wspólników Użytkownika, w terminie 7 dni od dokonania tej czynności;
d) kiedy zaistnienie Siły Wyższej uniemożliwi dalsze świadczenie przez Coffice usług na podstawie niniejszej Umowy (za Siłę Wyższą uważa się nadzwyczajne zdarzenie lub okoliczności pozostające poza kontrolą Coffice, uniemożliwiające wykonanie przez Coffice wszystkich bądź części obowiązków wynikających z Umowy lub takich, których nie można było uniknąć bądź których nie dało się zapobiec).
6. Coffice może odmówić zawarcia umowy lub rozwiązać ją jeśli działalność klienta: narusza prawo, godzi w reputację adresu czy powoduje ryzyko kontroli.
7. W przypadku stwierdzenia przez Coffice, że z przyczyn technicznych, organizacyjnych lub logistycznych nie jest w stanie świadczyć usług objętych niniejszą Umową, Coffice ma prawo według własnego uznania zawiesić świadczenie usług lub wypowiedzieć Umowę z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. W okresie zawieszenia usług Użytkownikowi nie przysługują żadne roszczenia wobec Coffice, w szczególności o zwrot Opłaty abonamentowej. W przypadku rozwiązania Umowy Coffice dokona zwrotu wyłącznie niewykorzystanej części Opłaty abonamentowej, z wyłączeniem pierwszego rozpoczętego okresu rozliczeniowego oraz z prawem potrącenia kosztów administracyjnych, operacyjnych i wdrożeniowych. Coffice nie ponosi odpowiedzialności za skutki zawieszenia lub rozwiązania Umowy z przyczyn wskazanych powyżej.
8. Wszelkie oświadczenia dotyczące rozwiązania Umowy muszą być składane w formie pisemnej bądź dokumentowej, wysłane na wskazane adresy e-mail, adresy korespondencyjne listem poleconym bądź złożone osobiście, pod rygorem nieważności.
9. W przypadku przedterminowego rozwiązania Umowy przez Coffice, z winy Użytkownika, Opłata abonamentowa nie będzie podlegała zwrotowi, a Użytkownik nie będzie uprawniony do żądania od Coffice jakichkolwiek świadczeń, w tym w szczególności odszkodowania, kary umownej, zadośćuczynienia itp.
10. W przypadku wygaśnięcia lub rozwiązania Umowy, w szczególności na skutek nieprzedłużenia jej na kolejny okres rozliczeniowy, Coffice zaprzestaje świadczenia wszelkich usług na rzecz Użytkownika, w tym w szczególności usług odbioru, przechowywania, informowania oraz skanowania korespondencji. Użytkownik zobowiązuje się do natychmiastowego zaprzestania posługiwania się Adresem oraz – w przypadku gdy jest przedsiębiorcą lub działa w imieniu podmiotu – do niezwłocznego, nie później niż w terminie 5 dni kalendarzowych, usunięcia Adresu ze wszystkich rejestrów, ewidencji, stron internetowych, materiałów marketingowych oraz wszelkich dokumentów związanych z prowadzoną działalnością, w szczególności z CEIDG, KRS, zgłoszeń do Urzędu Skarbowego oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. W przypadku dalszego korzystania przez Użytkownika z Adresu po wygaśnięciu lub rozwiązaniu Umowy, Coffice przysługuje wynagrodzenie w wysokości dwukrotności obowiązującej Opłaty abonamentowej, naliczane za każdy rozpoczęty miesiąc bezumownego korzystania z Adresu, zgodnie z aktualnym cennikiem usług publikowanym na stronie internetowej www.coffice-plock.pl, niezależnie od faktycznego zakresu korzystania z usług. Użytkownik oświadcza, że zapoznał się z aktualnym cennikiem usług publikowanym na stronie internetowej www.coffice-plock.pl i akceptuje jego postanowienia.
11. Niezależnie od powyższego, Coffice ma prawo:
a) odmówić przyjmowania korespondencji kierowanej do Użytkownika,
b) odsyłać korespondencję do nadawcy bez uprzedniego informowania Użytkownika,
c) poinformować właściwe organy (w szczególności Urząd Skarbowy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, sądy rejestrowe oraz inne instytucje) o bezprawnym posługiwaniu się Adresem,
d) poinformować kontrahentów lub inne podmioty kierujące korespondencję o braku aktualności Adresu. W przypadku przyjęcia przez Coffice korespondencji kierowanej do Użytkownika po wygaśnięciu lub rozwiązaniu Umowy, przyjęcie to następuje wyłącznie technicznie i nie stanowi świadczenia usług ani wznowienia Umowy. Coffice nie ma obowiązku informowania Użytkownika o takiej korespondencji, jej przechowywania, skanowania ani wydania. Coffice może według własnego uznania:
a) odesłać korespondencję do nadawcy,
b) zniszczyć korespondencję po uprzednim poinformowaniu Użytkownika,
c) wydać korespondencję Użytkownikowi po uprzednim uregulowaniu wszelkich należności wynikających z bezumownego korzystania z Adresu. W przypadku gdy Użytkownikiem jest podmiot posiadający osobowość prawną lub zdolność prawną, odpowiedzialność za zobowiązania wynikające z bezumownego korzystania z Adresu ponosi solidarnie również osoba działająca w imieniu tego podmiotu, w szczególności członek zarządu, wspólnik lub pełnomocnik, który zawarł niniejszą Umowę.
12. Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie skutki wynikające z dalszego posługiwania się Adresem po ustaniu Umowy oraz zrzeka się wobec Coffice wszelkich roszczeń z tego tytułu, w tym roszczeń o odszkodowanie, utracone korzyści lub inne świadczenia.
13. Użytkownik jest zobowiązany w przeciągu 3 dni roboczych od wygaśnięcia bądź rozwiązania Umowy do odbioru wszelkiej korespondencji. W przypadku nieodebrania korespondencji przez Użytkownika, Coffice zastrzega sobie prawo do jej zniszczenia, na co Użytkownik niniejszym wyraża zgodę.
§ 4 Zasady płatności
1. Z tytułu niniejszej Umowy wynagrodzenie zwane dalej „Opłatą abonamentową” wynosi xxxxxx (słownie złotych: xxxxxxx) za 12 pełnych miesięcy kalendarzowych.
2. W przypadku zawarcia Umowy, która zacznie obowiązywać w innym dniu niż pierwszy dzień miesiąca kalendarzowego, Opłata abonamentowa zostanie powiększona proporcjonalnie o ilość dni pozostałych do końca miesiąca, tak by kolejny okres rozliczeniowy zaczynał się pierwszego i kończył ostatniego dnia miesiąca.
3. Opłata abonamentowa płatna będzie w całości, z góry, na podstawie prawidłowo wystawionej faktury lub faktury proforma, zwolnionej z podatku VAT, gotówką bądź przelewem.
4. Strony ustalają, że Opłata abonamentowa płatna będzie najpóźniej w dniu podpisania Umowy.
5. Brak uiszczenia Opłaty abonamentowej skutkuje nie dojściem do zawarcia Umowy.
6. Z tytułu obowiązywania Umowy, która została automatycznie przedłużona na czas nieokreślony, Użytkownik będzie uiszczał firmie Coffice miesięczną Opłatę abonamentową, zgodnie z aktualną stawką określoną w cenniku, podanym na stronie internetowej www.coffice-plock. pl.
7. Coffice ma prawo zmiany cennika z 30-dniowym wyprzedzeniem.
8. Rachunek bankowy do rozliczeń prowadzony jest przez Bank xxxx pod numerem xxxxxxxx
9. Usługi dodatkowe ustalone przez Strony będą płatne na podstawie faktury lub faktury proforma na zasad w niej określonych.
10. Użytkownik wyraża zgodę na otrzymywanie faktur droga elektroniczną (e-faktur) bez podpisu osoby wystawiającej.
§ 5 Postanowienia końcowe
1. Coffice zobowiązuje się nie udostępniać żadnych informacji związanych z wykonywaniem Umowy oraz korespondencji osobom niewskazanym przez Użytkownika w Umowie. Coffice ma obowiązek zachowania tajemnicy korespondencji z wyłączeniem sytuacji, w których obowiązek udzielenia informacji organom wymiaru sprawiedliwości, władzy bądź administracji wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
2. W przypadku gdy rozpoczęcie prowadzenia działalności gospodarczej przez Użytkownika polegać będzie na utworzeniu nowego podmiotu posiadającego zdolność prawną, Użytkownik zobowiązuje się w przeciągu 30 dni od uzyskania zdolności prawnej przez ten podmiot, do zawarcia aneksu do niniejszej Umowy między Coffice a nowopowstałym podmiotem, na mocy którego nowopowstały podmiot przejmie od Użytkownika prawa i obowiązki wynikające z niniejszej Umowy.
3. Dokonanie przez Użytkownika cesji Umowy na inne podmioty jest dopuszczalne jedynie po uzyskaniu pisemnej zgody Coffice.
4. Wszelkie zmiany, uzupełnienia czy wypowiedzenia Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
5. Coffice zobowiązuje się do przetwarzania danych osobowych wyłącznie w zakresie i w celu wskazanym w Umowie oraz zgodnie z jej postanowieniami, a także z przepisami RODO oraz Ustawy o ochronie danych osobowych.
6. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie będą miały odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego, a w wypadku niewykonania lub nienależytego wykonania niniejszej Umowy, Strony mogą dochodzić także odszkodowania na zasadach ogólnych.
7. Wszelkie spory wynikające z niniejszej Umowy lub z nią związane rozstrzygane będą przez Sąd właściwy dla miasta Płocka.
8. Wszystkie załączniki stanowią integralną część Umowy. Wykaz załączników:
a) Załącznik nr 1 „Upoważnienie pocztowe”
b) Załączniku nr 2 „Regulamin RODO”
9. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Strony. ………..………………………………….. ………..………………………………….. Coffice Użytkownik „Klauzula informacyjna w przypadku zbierania danych od osoby, której dane dotyczą” Informuję, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Coffice Natalia Gontarek i Agnieszka Michalska s.c. z siedzibą w Płocku przy ul. Zbożowej 7 lok. 9, zwany dalej Administratorem; Administrator prowadzi operacje przetwarzania Pani/Pana danych osobowych.
2. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą̨ w celu zawarcia oraz wykonywania umowy podnajmu adresu, odbioru korespondencji oraz przekazanie jej właścicielowi, będącemu przedmiotem niniejszej Umowy oraz w celu dochodzenia roszczeń wynikających z przepisów prawa cywilnego, jeśli takie się pojawią, a także dla celów podatkowych.
3. Podstawą przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1) (tzn. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której jest Pani/Pan stroną lub do podjęcia działań na Pani/Pana żądanie przed zawarciem umowy) oraz art. 9 ust. 2 lit. f ww. Rozporządzenia (tzn. przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń).
4. Podanie danych jest dobrowolne i równocześnie niezbędne do zawarcia umowy, w przypadku niepodania danych niemożliwe jest zawarcie umowy, a w przypadku cofnięcia zgody niemożliwe jest dalsze wykonywanie Umowy.
5. Posiada Pani/Pan prawo do: · żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych, · wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, · przenoszenia danych, · wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, · cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych, 6) Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu. 7) Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą te podmioty, którym Coffice s.c. ma obowiązek przekazywania danych osobowych na gruncie obowiązujących przepisów prawa w tym na żądanie uprawnionych sądów, organów administracji publicznej oraz instytucji. 8) Pani/Pana dane osobowe będą przez Administratora przetwarzane przez cały czas, przez który umowa będzie wykonywana, a także później tj. do czasu upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z umowy. 9) Jeśli w Państwa opinii przetwarzanie danych osobowych przez Coffice s.c. narusza przepisy RODO, to przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego. W razie pytań zachęcamy do kontaktu pod adresem biuro@coffice-plock.pl ……………………………………. (Podpis Użytkownika)
