Wirtualne biuro to usługa, która umożliwia firmom i freelancerom korzystanie z profesjonalnego adresu biznesowego oraz szeregu usług biurowych bez konieczności posiadania fizycznej przestrzeni biurowej.
Oto, jak działa wirtualne biuro:
1. Profesjonalny adres. Jednym z głównych atutów wirtualnego biura jest możliwość korzystania z prestiżowego adresu w atrakcyjnej lokalizacji, np. w centrum miasta. Adres ten można umieszczać na stronach internetowych, wizytówkach, dokumentach firmowych itp. To daje firmie bardziej profesjonalny wizerunek niż używanie prywatnego adresu.
2. Odbieranie poczty. Wirtualne biuro zajmuje się również odbieraniem poczty. Cała korespondencja przychodząca na adres wirtualnego biura może być:
-
Przechowywana do odbioru osobistego;
-
Przesyłana na wskazany adres,
-
Skanowana i przesyłana cyfrowo.
3. Odbieranie telefonów. Wirtualne biuro często oferuje usługę obsługi telefonicznej, gdzie profesjonalna recepcjonistka odbiera połączenia w imieniu firmy. Może ona przekazywać informacje, przełączać rozmowy lub przesyłać wiadomości do właściciela firmy.
4. Dostęp do przestrzeni biurowej. Choć wirtualne biuro nie oferuje stałego biura fizycznego, wiele firm umożliwia krótkoterminowy wynajem sal konferencyjnych czy biur na spotkania z klientami lub prowadzenie rozmów biznesowych. Przestrzenie te są zazwyczaj dostępne na zasadzie rezerwacji na określony czas.
5. Usługi dodatkowe. Wiele wirtualnych biur oferuje również dodatkowe usługi, takie jak:
- Zarządzanie kalendarzem
- Obsługa księgowa
- Tworzenie dokumentacji
- Wsparcie administracyjne
6. Zdalne zarządzanie. Całość usług wirtualnego biura można zarządzać zdalnie, co jest korzystne dla przedsiębiorców, którzy podróżują lub pracują w trybie zdalnym. Wszystkie procesy, takie jak zarządzanie pocztą, korespondencją, czy odbieranie telefonów, odbywają się na odległość, co daje dużą elastyczność.
Korzyści z wirtualnego biura:
- Niższe koszty operacyjne;
- Brak konieczności wynajmowania tradycyjnego biura redukuje wydatki;
- Elastyczność;
- Możliwość prowadzenia działalności z dowolnego miejsca;
- Profesjonalny wizerunek;
- Prestiżowy adres i wsparcie administracyjne mogą zwiększyć wiarygodność firmy;
- Możliwość zapewnienia profesjonalnej obsługi klienta bez potrzeby fizycznej obecności.
Wirtualne biuro jest idealnym rozwiązaniem dla freelancerów, startupów, firm pracujących zdalnie, a także przedsiębiorców, którzy potrzebują jedynie profesjonalnej infrastruktury biurowej bez potrzeby stałego biur.
PROCES PODPISANIA UMOWY O WIRTUALNE BIURO
Jeśli jeszcze nie prowadzisz działalności gospodarczej, ale chcesz skorzystać z wirtualnego biura, proces zależy od tego, co zamierzasz zrobić w przyszłości.
Oto kilka ważnych kwestii, które warto wziąć pod uwagę:
1. Podpisanie umowy z wirtualnym biurem bez działalności. Możesz podpisać umowę na wynajem adresu wirtualnego biura, nawet jeśli nie masz jeszcze zarejestrowanej działalności. Nasze Wirtualne biuro oferuje usługę nie tylko dla firm, ale też dla osób prywatnych lub takich, które dopiero planują założenie firmy.
2. Kiedy zakładać działalność gospodarczą? Umowa z wirtualnym biurem może być podpisana na etapie planowania, zanim założysz działalność gospodarczą. Taki adres może być później użyty jako oficjalny adres siedziby firmy przy rejestracji działalności (w CEIDG lub KRS w Polsce). Fakturę za usługi wirtualnego biura przed rejestracją firmy będziesz mógł ująć w koszty.
3. Przed wykorzystaniem naszego adresu musisz mieć zawsze na to zgodę. Brak zgody a wykorzystanie adresu będzie wiązało się dla Ciebie z konsekwencjami finansowymi w postaci dodatkowych kosztów.
4. Rodzaje działalności a wirtualne biuro. Nie wszystkie rodzaje działalności mogą korzystać z wirtualnych biur, np. niektóre branże, które wymagają stałego lokalu (handel detaliczny, gastronomia) mogą nie być zgodne z możliwością korzystania z wirtualnego biura.
JAK URZĄD SKARBOWY PODCHODZI DO FIRMY ZAREJESTROWANEJ W WIRTUALNYM BIURZE?
Urząd skarbowy akceptuje rejestrację firmy w wirtualnym biurze, jednak może zwrócić szczególną uwagę na takie przedsiębiorstwa. Istotne jest, aby firma działająca z wirtualnym biurem przestrzegała wszystkich przepisów, prowadziła rzetelne księgi oraz faktycznie realizowała swoją działalność gospodarczą.
Oto kilka ważnych aspektów: